¿Y cómo se llevará a cabo la función inspectora? (II)

Publicado en www.oficinajudicial.justicia.es
El modelo contempla un ciclo de fases y actividades que se retroalimentan con el objetivo común de la mejora continua del órgano objeto de inspección. En este sentido, se plantea reaprovechar, en la medida de lo posible, la cadena de valor básica de inspección que ha sido diseñada y ampliamente experimentada por organizaciones especializadas y consolidadas en la inspección de servicios (AEVAL), y que es la que ahora se representa gráficamente:




De acuerdo con este ciclo, las fases que comprende el ejercicio de la inspección que llevaremos a cabo son las siguientes:

 1. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN

Todo sistema de inspección requiere de un plan de organización y de un conjunto de medidas, métodos y procedimientos que garanticen el logro de los objetivos de la acción inspectora y la fiabilidad de los informes que los inspectores emitan.
La tarea de planificación comprende el conjunto organizado de planes con objetivos propios de inspección, de programas de trabajo a ejecutar en cada ámbito objetivo a inspeccionar y de actividades inspectoras, cuya finalidad es garantizar de forma eficaz el logro de los objetivos de la inspección emprendida.
Este proceso de planificación se documenta:

1. En un Plan estratégico de inspección, que recoge los criterios y objetivos que determinen la selección de órganos objeto de inspección en el marco temporal anual.
2. En programas periódicos de trabajo, que concretan las unidades objeto de inspección y los calendarios de trabajo asociados, recordando las sucesivas fases de la inspección y evitando así la improvisación, para llevar a cabo las actuaciones de inspección que den cumplimiento a los objetivos definidos en el plan global de inspección.
3. En guías o manuales de inspección  (Guía para la Inspección sobre Secretarías de Gobierno y Guía para la Inspección sobre servicios responsabilidad de secretarios judiciales), que faciliten y homogeneicen el ejercicio de las facultades inspectoras por parte de los inspectores al estandarizar las actividades a desarrollar y agilizar la elaboración del informe de inspección.

 2. EJERCICIO DE LA FUNCIÓN INSPECTORA

La ejecución de la función inspectora conlleva tres fases consecutivas:

1. Preparación: Toda acción de inspección precisa de una fase preparatoria en la que se anuncie, se recopile la información cuantitativa previa necesaria para inspeccionar un órgano y se haga un análisis preliminar de la misma, de acuerdo con el objeto y alcance determinado de la actuación de inspección determinada en la programación.
2. Desarrollo del trabajo de campo: En esta fase se concentra el grueso del ejercicio de la función inspectora en la que se analiza exhaustivamente el funcionamiento del órgano objeto de inspección. Por norma general, se procede a la recogida de información más detallada y se analiza en profundidad el conjunto de información en el lugar donde se desarrolla la actividad objeto de la inspección. 
3. Diagnóstico y propuesta de mejoras: El Informe de Inspección es el producto final de la actuación inspectora. Las actuaciones de inspección efectuadas por el inspector se documentan en informes de inspección en los que se ponen de manifiesto las conclusiones obtenidas y las recomendaciones que derivan de ellas.

Junto a esta metodología general también se realizarán inspecciones que no se ajustarán estrechamente a este ciclo, las inspecciones virtuales. Son las que no requieren de visitas in-situ y, por tanto, la fase de desarrollo de trabajo de campo se realizará a partir de datos cuantitativos proporcionados por sistemas de información, que no requieren de observación directa, y que fueron recopilados en la fase de preparación.

Una de las características del Sistema que ahora se pone en marcha es que define con precisión los procesos operativos con arreglo a los cuales se llevará a cabo la función inspectora.

Se desarrolla, a tal fin, el Protocolo de Inspección , que comprende toda la cadena de valor correspondiente con el ciclo básico de inspección (planificación y programación, ejecución de la función inspectora y seguimiento de los resultados de inspección), y además todos los otros procesos que añaden valor a este ciclo y que también se consideran clave en la operativa del Sistema: la supervisión de las inspecciones y la elaboración de estudios e informes sobre inspección.
Es importante distinguir claramente entre los procedimientos que se emplearán para llevar a cabo las inspecciones, que son las contempladas en el Protocolo de Inspección, de aquellos procedimientos estratégicos y de soporte que están también definidos y documentados, y que son los que se aplicarán por la propia organización administrativa para planificar y dar seguimiento a las inspecciones que se lleven a cabo.

3. SEGUIMIENTO

El ciclo de la inspección se cierra con el seguimiento de recomendaciones para asegurar su implantación y el cumplimiento de las expectativas y objetivos pretendidos con ellas.
Para ello, el inspector, tras la aprobación del informe de inspección, debe establecer y mantener un sistema para supervisar la disposición de los resultados obtenidos de la puesta en práctica de las recomendaciones recogidas en la inspección.