Publicado en www.oficinajudicial.justicia.es/portaloj/
El Ministerio de Justicia sigue avanzando hacia la oficina judicial con “papel cero” con la implantación del expediente judicial electrónico en los juzgados centrales de lo Contencioso Administrativo de la Audiencia Nacional, proceso que se inició el pasado 14 de junio en la Sala de lo Social y que próximamente se extenderá al resto de órganos de la AN.
Este segundo despliegue afecta a los doce juzgados centrales de lo Contencioso Administrativo de la Audiencia Nacional, e implica a más de un centenar de profesionales entre magistrados, secretarios judiciales y demás funcionarios de los cuerpos generales de la Administración de Justicia (Gestión Procesal, Tramitación Procesal y Auxilio Judicial).
En próximas fechas, el expediente judicial electrónico continuará su implantación en la Sala de lo Contencioso-Administrativo, juzgados centrales de Instrucción y Sala de lo Penal de la Audiencia Nacional.
Despliegue del expediente judicial electrónico
El expediente judicial electrónico, inicialmente en la Audiencia Nacional, y progresivamente en otros juzgados y tribunales del país, permitirá la progresiva superación de una secular tradición jurídica basada en el papel y la adecuación de la Justicia española a los nuevos tiempos.
Paralelamente al proceso que se está desarrollando en la Audiencia Nacional, se han dado también los primeros pasos para la implantación del expediente judicial electrónico en las fiscalías de la Audiencia Nacional, la Fiscalía Antidroga, la Fiscalía especial contra la Corrupción y la Criminalidad Organizada, el Tribunal Supremo, el Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León y en los órganos judiciales de las ciudades de León y Burgos.
¿Qué es el expediente judicial electrónico?
El expediente judicial electrónico facilita el acceso de todos los intervinientes judiciales a la misma documentación y expedientes, evitando realizar copias en papel de todos los procedimientos. Su implantación permitirá eliminar totalmente el papel en los procesos judiciales, lo que incrementará la celeridad en la tramitación de los procedimientos, garantizará la seguridad de todo el proceso y mejorará el ejercicio del derecho de defensa.
La implantación del expediente judicial electrónico constituye un proceso sumamente complejo que comienza con el registro de cientos de miles de documentos en papel de los procedimientos en trámite, su digitalización y catalogación, y posterior incorporación a un gestor documental con funciones avanzadas de búsqueda y consulta.
El proceso en la Audiencia Nacional se inició en septiembre de 2010 con la puesta en marcha del Servicio de Digitalización Masiva que ha permitido la digitalización de más de 31 millones de páginas de los procedimientos en trámite en la Audiencia Nacional.
Con el expediente judicial electrónico se consigue:
• Una justicia más accesible
• Una justicia más transparente
• Una justicia más ágil, al tramitarse íntegramente en formato electrónico y acortarse enormemente los plazos de tramitación
• Una justicia más eficiente, al asignar mejor los recursos disponibles
• Una justicia más sostenible, al suprimir el uso del papel
• Una justicia mejor interconectada. La digitalización de los
expedientes favorecerá el intercambio de información y la comunicación
entre los órganos judiciales y otras instituciones y órganos implicados
en la Administración de Justicia. El Esquema Judicial de
Interoperabilidad y Seguridad (EJIS) va a permitir la comunicación en
red de todos los sistemas de gestión procesal que actualmente coexisten
en el territorio nacional.
Nuevo Servicio Común de Registro, Reparto, Digitalización y Archivo
El despliegue del sistema que permite la gestión integral de los expedientes judiciales en formato electrónico supuso la creación en la Audiencia Nacional de un nuevo Servicio Común de Registro, Reparto, Digitalización y Archivo. Desde el mes de junio, todos los escritos dirigidos a cualquier órgano judicial de la Audiencia Nacional se presentan ante este Servicio Común, que se encarga de su recepción, registro, digitalización y catalogación en un gestor documental. A partir de ese momento, todos los intervinientes judiciales autorizados pueden, desde su ordenador, acceder al expediente judicial electrónico para su gestión y tramitación.
ACTUACIONES EN EL ÁMBITO TECNOLÓGICO Y DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La vinculación del expediente judicial electrónico a la infraestructura tecnológica y a los sistemas de información de la Audiencia Nacional requiere el despliegue de un equipamiento capaz de responder a las necesidades del nuevo entorno organizativo. Junto a la adecuación tecnológica de las diferentes salas, se han requerido las siguientes actuaciones:
• Integración de los sistemas de información:
Supone la interconexión de todos los aplicativos que funcionan en la
Audiencia Nacional con las nuevas herramientas vinculadas a la gestión
integral del expediente judicial en formato electrónico. La aplicación
de gestión procesal Minerva se conecta así con el sistema de registro,
digitalización y catalogación de expedientes, el gestor documental y la
plataforma de porta-firmas digital.
• Sistema de escritorio integrado:
Magistrados, secretarios judiciales y funcionarios de los Cuerpos de
Gestión y Tramitación Procesal disponen ahora de un escritorio integrado
con doble pantalla que les facilita el acceso, por un lado, a sus
herramientas de trabajo habitual (Minerva, procesadores de texto, etc.),
y por otro, al gestor documental y al expediente judicial electrónico.
• Adecuación del puesto de teletrabajo:
El teletrabajo será una opción para los magistrados de la Audiencia
Nacional que podrán disponer de un ordenador portátil y escritorio
integrado con la misma configuración que los equipos de sobremesa.
ACTUACIONES EN EL ÁMBITO DE GESTIÓN DEL CAMBIO
Los profesionales de la Audiencia Nacional son la clave para el éxito del cambio al expediente judicial electrónico. Para lograr su implicación y facilitar la transición al nuevo sistema de trabajo, el Ministerio de Justicia ha diseñado un conjunto de actuaciones en las áreas de formación, comunicación y sensibilización.
Formación
Su objetivo es capacitar a todo el personal de la Audiencia Nacional para la sustitución del papel por el expediente judicial electrónico, promoviendo su adaptación al cambio organizativo y cultural que trae consigo. Con ello se pretende, por un lado, dotar a los profesionales de las herramientas formativas necesarias para su desempeño en el nuevo entorno organizativo y asistirles en la realización de los procedimientos que se modifican debido a la implantación del expediente judicial electrónico.
Para ello se ha diseñado un Plan de Formación que responde a las necesidades específicas de un colectivo integrado por unos 600 profesionales entre magistrados, secretarios judiciales y demás funcionarios de los Cuerpos de Gestión, Tramitación Procesal y Auxilio Judicial.
La formación, que se inició en el mes de marzo y se ha desarrollado en tres etapas:
1. Formación e-learning para el manejo de la aplicación de gestión procesal Minerva y la herramienta de firma electrónica aplicada al expediente judicial electrónico.
2. Formación presencial dirigida a los profesionales que integran el SCRRDA. Además, la formación a los magistrados, secretarios judiciales y funcionarios de los Cuerpos Generales se realiza progresivamente en función del despliegue. Todos ellos han recibido formación en materia de expediente judicial electrónico y en el manejo de las siguientes herramientas y aplicaciones: Minerva, firma electrónica y porta-firmas digital, gestor documental y escritorio integrado.
3. Tutorización y soporte a través de sesiones de refuerzo para el personal que no haya podido asistir en las fechas programadas. Además, durante todo el periodo formativo un equipo de formadores y dinamizadores está disponible para prestar soporte técnico y resolver dudas e incidencias.
Plan de Comunicación y Sensibilización
Su objetivo es establecer canales de comunicación con todos los públicos implicados en el proceso de cambio al expediente judicial electrónico, proporcionándoles la información necesaria sobre el funcionamiento del nuevo sistema. A partir del establecimiento de una identidad visual propia, se ha diseñado una campaña informativa reforzada con un plan de actuaciones concretas orientadas a informar al público objetivo sobre este proceso clave en la modernización de la Administración de Justicia.
Toda la información está disponible en el portal de Oficina Judicial,
http://oficinajudicial.justicia.es/portaloj/expediente_judicial_electronico ,
donde se ha habilitado un capítulo específico sobre el proyecto del
expediente judicial electrónico con acceso a un centro de documentación,
materiales formativos, archivo multimedia y noticias. Además,
subrayando la apuesta del Ministerio de Justicia por las herramientas de
la comunicación 2.0, el expediente judicial electrónico es uno de los
temas centrales del Blog de Modernización Judicial, un espacio para la
reflexión, la escucha activa y el diálogo en torno a los proyectos de
modernización emprendidos para mejorar el servicio público de la
justicia.
Igualmente, se han desarrollado sesiones informativas con los profesionales de la justicia directamente implicados en el cambio al expediente judicial electrónico, con la presentación del proyecto a las instituciones y colectivos profesionales.
SISTEMA DE CALIDAD DE LA AUDIENCIA NACIONAL
Con el objetivo de garantizar la mejora continua de los servicios de la Audiencia Nacional y obtener la máxima satisfacción de sus usuarios, se implanta el Sistema de Calidad de la Audiencia Nacional, para dirigir y controlar la calidad en la implantación del expediente judicial electrónico.
La Comisión de Calidad de la Audiencia Nacional, constituida el 3 de mayo de 2011, facilita el despliegue del Sistema de Calidad y vela por el cumplimiento de los objetivos de calidad trazados, identificando mejores prácticas y promoviendo el intercambio de experiencias para la mejora continua del servicio público.
PLAN ESTRATÉGICO DE MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA DE JUSTICIA 2009-2012
La implantación del expediente judicial electrónico constituye una de las actuaciones prioritarias del Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012, encaminada a lograr una Administración de Justicia con “papel cero”, que garantice al ciudadano una mayor agilidad, eficiencia y transparencia de los procedimientos.
Para más información sobre el Expediente Judicial Electrónico puede visitar los siguientes canales de comunicación puestos a disposición por el Ministerio de Justicia.
Portal de Oficina Judicial: http://oficinajudicial.justicia.es/expediente_judicial_electronico
Página oficial de Facebook: http://www.facebook.com/laoficinajudicial
Canal de Twitter: http://twitter.com/oficinajudicial
Página oficial en Tuenti: www.tuenti.com/justoxti
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